業務効率化支援とは

アスワンの業務効率化支援はどのような内容か教えてくれますか？

確かに「業務効率化」といっても、範囲が広くて何を支援するかわかりませんね。
私どもの業務効率化支援は主にITを用いての支援になります。

具体的にはどのようなことでしょうか。

例えば内勤職の方なら必ず使うExcel。
実際にあった極端な例ですが、Sum関数を知らない人が帳票の集計を任されていました。
その人はどのように処理していたと思いますか？

えっ？いくらなんでも・・・
全部を足し算で計算するとか・・・

その人は電卓で足し算をして、結果をキーボードから入力していたのです。
この人にSum関数を教えれば、ものすごい業務効率化になると思いませんか？

先ほどの極端な例もそうですが、業務効率化を図るには現場の状況を知ることが基本です。
そのためには、現場の担当者のヒアリングが大事となります。

それって、上司の役割ですよね。

本来なら上司の方がIT技術を含め精通しているのが理想ですが、なかなか難しいですね。
ですから、そのような部分をアウトソーシング・外注してしまえば良いのです。

今ひとつ理解できないのですが・・・

要するに社員のIT関連知識レベルの調査とか、業務において何が律速になっていてITにより改善できるかを知識のある先に外注でコンサルしてもらうのです。

では、先ほどのSumを知らない人の教育とかもしたのですか？

いいえそれは違います。私たちはヒアリングを通して得た結果として、各業務に就かせる際に必要な最低限の知識を制定するように企業に提言しただけです。
実際には、依頼を受けてExcelの関数やVBAの講義を行うこともありますが。

先ほど、「業務において何が律速になっていてITにより改善できるかをコンサルする」とおっしゃってましたが、これも実例を教えてもらえませんか？

ご紹介する事案は、コンサルで律速が発見できて、実際にそれを改善するシステムも作成したものです。
当社ホームページの「実績紹介」でも紹介しています。

よろしくお願いします。

ある担当者が毎週月曜日に「ヤフオクを検索して、内容をExcelにコピペする作業」をずっとやっていて、不満が爆発していました。

なんか、つまらなさそうな作業ですね。でも時間がかかりそう。

そう、ものすごく時間がかかり、月曜日の午前中が全てこれにかかりきりでした。

ひゃー！

これはものすごく大きな作業の律速ですので、彼の上司も交えたヒアリングを行い、改善計画を策定しました。

改善と言っても誰かがやらなければならないのですよね。

いいえ。「誰か」を「機械」にしてしまう計画を練ったのです。
具体的にはExcelのVBAによるプログラムです。

すごいですね。でも経費がかかりそうですね。

その通りです。私どもに開発発注するので経費がかかりますので、その稟議を通す理由付けが必要になります。

・・・・

システムができれば、まず月曜午前の人件費が浮きます。さらに、そのシステムが他の作業にも応用できれば付加価値が生まれる。というように。

なんか説得されそうですね。

担当者と上司はしっかり幹部を説得して、発注いただきました。その結果、午前中いっぱいかかっていた作業がたった10分で終わるようになりました。

すごいですね。

ようするに、人間がやりたくない単純作業の多くは業務効率化の対象になると考えてみてはどうでしょうか。